Charte vie privée - Recrutement

Table des matières :

Charte Vie Privée consacrée au recrutement.

  1. Pourquoi une Charte de protection de vos données à caractère personnel ?
  2. Qui est responsable de l’utilisation de vos données dans le cadre de notre relation de travail ?
  3. Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles et sur quels fondements ?
  4. Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous ?
  5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
  6. Exploitons-nous vos données personnelles ?
  7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
  8. Quels sont les droits dont vous disposez sur vos données personnelles et comment pouvez-vous les exercer ?
  9. Vos données personnelles sont-elles transmises à l’étranger ?
  10. Souhaitez-vous nous contacter à propos de la présente Charte de protection de vos données personnelles et/ou introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?
  11. Comment savoir si la présente Charte de protection de vos données personnelles a été modifiée ?

1. Pourquoi une Charte de protection de vos données à caractère personnel ?

Préambule

La présente Charte s’applique aux traitements de données relatifs aux recrutements des  employés et ouvriers d’EPC Familia.

Votre vie privée est une priorité de l’Economie Populaire de Ciney (ci-après « EPC » ou « nous »). A cet égard, nous nous engageons à respecter les données personnelles des candidats à des fonctions  d’employés et ouvriers (ci-après « Vous »), de les traiter avec le plus grand soin et en assurer le meilleur niveau de protection conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « GDPR ») et à la loi nationale applicable en la matière.. 

La présente charte vie privée vous informe sur :

  • Quelles données personnelles nous recueillons sur Vous et les raisons de cette collecte,
  • Comment nous utilisons vos données personnelles,
  • Vos droits sur vos données personnelles et les moyens de les exercer

2. Qui est responsable de l’utilisation de vos données dans le cadre de notre relation de travail ?

2.1 : Responsable du traitement 

Le Responsable du traitement de vos données personnelles est EPC, dont le siège social est établi à Rue Edouard Dinot, 32 - 5590 Ciney, Belgique inscrite à la BCE sous le n°0401.388.176. Toute question ou demande concernant le traitement de vos données personnelles peut être adressée à l'adresse email suivante : vie.privee@epc-familia.be.  

2.2 Désignation d’un responsable interne de l’utilisation de vos données (« DPO »)

EPC a désigné un délégué à la protection des données. Il est notamment chargé de manière indépendante de veiller à l’application interne des règles de protection et de gestion de vos données et de la collaboration avec les autorités de contrôle.

Voici les coordonnées de notre DPO :  

EPC- à l’attention du Délégué à la Protection des Données

Rue Edouard Dinot, 32
5590 Ciney
Belgique

Email : vie.privee@epc-familia.be

3. Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles et sur quels fondements ?

EPC recueille et utilise vos données personnelles dans le cadre de processus de recrutement.

Sachez que nous ne pouvons recueillir et utiliser vos données personnelles que si cette utilisation se base sur un des fondements juridiques déterminés par le GDPR (par exemple, le respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou l’exécution d’un contrat conclu avec Vous).

Le descriptif ci-dessous répertorie précisément les finalités d’utilisation de vos données personnelles par EPC et le fondement juridique correspondant.

Le recrutement :

L’exécution d’une mesure précontractuelle (Art. 6.1. b), GDPR).

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4. Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous ?

Les données personnelles collectées par EPC sont multiples. Il s’agit, d’une part, de celles que vous mettez vous-mêmes à notre disposition dans le cadre de nos divers échanges et, d’autre part, de celles constituées par nos soins ou collectées auprès de tiers.

Nous vous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur vous, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci (information directement fournie par vous, recueillie avec votre autorisation ou recueillie par nos systèmes informatiques).

Finalité : recrutement.

Données à caractère personnel collectées :

  • Données d’identification personnelles 
  • Photographies
  • Adresse de résidence
  • Données psychologiques 
  • Champs libres et zones de commentaires
  • Les données relatives à la gestion du recrutement – éducation,  formation et expérience professionnelle
  • Hobbies et intérêts

Modalité de la collecte : 

Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées ou constituées : 

  • directement auprès de Vous
  • par nos soins
  • par des tiers, p. ex ; ancien employeur, avec votre consentement, réseaux sociaux professionnels

5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données personnelles. Bien évidemment, nous le faisons toujours de manière à garantir une protection optimale de vos données personnelles.

5.1 : Partage de vos données personnelles avec des prestataires de services ou sous-traitants : 

Des fournisseurs, prestataires de services ou sous-traitants peuvent avoir accès à vos données personnelles pour les opérations de traitement qu'ils réalisent pour nous.

Vous trouverez ci-dessous la liste des destinataires avec qui nous partageons vos données et leur lieu d’implantation.

Destinataires concernés par le partage de vos données personnelles : 

  • Société d'intérim
  • Société héberges de données informatiques
  • Fournisseur de solutions informatiques et de suivis de tâches
  • Prestataires externes en recrutement.
  • Médecine du travail

Lieu d'implantation de ces destinataires : Belgique

5.2 : Partage de vos données personnelles avec des autorités publiques : 

En réponse à des demandes légales, y compris pour répondre aux exigences de la sécurité nationale ou de l’application de la loi (comme par exemple, l’ONSS, le fisc, etc.). 

6. Exploitons-nous vos données personnelles ?

Nous ne partageons pas vos données avec des partenaires commerciaux qui souhaiteraient vous proposer des produits et des services. 

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7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

EPC a déterminé des règles précises concernant la durée de conservation de vos données à caractère personnel. Cette durée varie selon les différents objectifs et doit tenir compte des éventuelles obligations légales à conserver certaines de vos données.

Le recrutement :

Destruction 2 ans après la fin de l’année qui suit le dernier contact si le candidat n'est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d'un futur recrutement. 

5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat si le candidat est retenu

8. Quels sont les droits dont vous disposez sur vos données personnelles et comment pouvez-vous les exercer ?

Nous souhaitons vous informer de la manière la plus claire possible des droits dont vous disposez sur vos données personnelles. Nous souhaitons également vous permettre de les exercer d’une manière simple. Vous trouverez ci-après un récapitulatif de vos droits avec une description sur la manière de les exercer.

A. Le droit d’accès  

Vous pouvez accéder à l’ensemble des informations suivantes concernant :

  • Les catégories de données personnelles que nous recueillons sur Vous,
  • Les raisons pour lesquelles nous les utilisons,
  • Les catégories de personnes auxquels vos données personnelles ont été ou seront communiquées et en particulier les personnes qui se situent en dehors de l’Europe,
  • La durée de conservation de vos données personnelles dans nos systèmes,
  • Votre droit de nous demander de corriger, d’effacer vos données personnelles ou de limiter l’utilisation que nous faisons sur vos données personnelles et du droit de vous opposer à cette utilisation,
  • Votre droit d’introduire une plainte auprès d’une protection européenne de protection des données,
  • Des informations concernant leur source lorsque nous n’avons pas recueillons vos données personnelles directement auprès de Vous

Comment exercer votre droit d’accès ? 

Pour cela, veuillez simplement nous contacter par e-mail vie.privee@epc-familia, avec pour objet « droit d’accès : données personnelles », et nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. Sauf autre indication de votre part, vous recevrez gratuitement une copie de vos données dans un format électronique dans un délai d’un mois. Ce délai sera prolongé de deux mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop importantes. 

Si vous ne parvenez pas à accéder à vos informations par e-mail, vous pouvez nous adresser votre demande par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessous :
EPC - à l’attention du Délégué à la Protection des Données
Rue Edouard Dinot, 32  5590 Ciney Belgique

En cas de  demande écrite, celle-ci devra être signée et accompagnée de la copie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de deux mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop importantes.

B. Le droit de rectification 

Vous pouvez nous demander de corriger et/ou de mettre à jour vos données personnelles.

Comment exercer votre droit de rectification ? 

Il vous suffit simplement de nous adresser un email à EPC à vie.privee@epc-familia en indiquant votre nom, prénom et  dans l’objet « droit de rectification : données personnelles » ainsi qu’une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre e-mail la raison de celui-ci : la rectification d’une information inexacte, et l’information à modifier, avec le cas échéant, si vous en disposez, d’une preuve de l’information correcte. 

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : 

EPC - à l’attention du Délégué à la Protection des Données

Rue Edouard Dinot, 32  5590 Ciney, Belgique

Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la copie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de deux mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où EPC recevrait un nombre de demandes trop importantes.

C. Le droit à l’effacement

Vous pouvez également nous contacter à tout instant pour nous demander de supprimer les données personnelles que nous traitons sur vous, si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière;
  • Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé un traitement de vos données personnelles effectué par EPC;
  • Pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif ;
  • Vous ne souhaitez plus recevoir de sollicitations commerciales de notre part;
  • Vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD et à la loi belge ;
  • Vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit national auquel EPC  est soumis ;
  • Vos données personnelles ont été collectées dans le cadre de l'offre d’un site internet adressé aux enfants.

Comment exercer votre droit à l’effacement ?

Il vous suffit d’adresser un email à EPC à vie.privee@epc-familia en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à l’effacement : données personnelles » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre email la raison de celui (par exemple, l’effacement de vos données lorsque vous avez retiré votre consentement (sur lequel le traitement est fondé). Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : 

EPC - à l’attention du Délégué à la Protection des Données

Rue Edouard Dinot, 32  5590 Ciney, Belgique

Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie du recto de votre carte d’identité La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de deux mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop importantes. 

Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas faire droit à votre demande de droit à l’oubli. En effet, il faut garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants. 

D. Le droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles si pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif.

Vous ne pouvez en aucun cas nous empêcher de traiter vos données : 

  • si le traitement est nécessaire pour la conclusion ou l’exécution de votre contrat. 
  • si le traitement a été imposé par la loi ou un règlement. C'est notamment le cas lorsque vous déménagez vers une autre commune ;
  • si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Comment exercer votre droit d’opposition ? 

Il vous suffit d’adresser un email à EPC à vie.privee@epc-familia.be en indiquant dans l’objet « droit d'opposition : données personnelles  » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. Il est important d’indiquer les raisons qui motivent votre demande d’opposition. Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : 

EPC - à l’attention du Délégué à la Protection des Données

Rue Edouard Dinot, 32  5590 Ciney, Belgique

Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. 

Nous disposons d'un délai d’un mois pour répondre à votre demande d'opposition. Ce délai sera prolongé de deux mois si votre demande est imprécise ou ne comporte pas tous les éléments nous permettant de procéder aux opérations demandées, auquel cas nous vous inviterons à nous les fournir. Toutefois, il se peut que nous puissions faire droit à votre demande. Bien sûr, dans ce cas nous nous assurerons de vous apporter une réponse la plus claire possible. 

    E. Le droit à la portabilité

    Ce droit vous offre la possibilité de maîtriser plus facilement vous-même vos données personnelles et plus précisément :

    de récupérer vos données personnelles qui sont traitées par nous, pour votre usage personnel, et de les stocker sur un appareil ou un cloud privé par exemple. 

    de transférer vos données personnelles depuis chez nous vers une autre société, soit par vous, soit directement par nous, sous réserve que ce transfert direct soit « techniquement possible ».

    Ce droit vise tant vos données déclarées activement et consciemment telles que les données que vous fournissez  (ex.. les données d’identification personnelles) que les informations que nous collectons.

    A l’inverse, les données personnelles qui sont dérivées, calculées ou inférées à partir des données que vous avez fournies sont exclues du droit à la portabilité car elles sont créées par nous.

    Comment exercer votre droit à la portabilité ?

    Il vous suffit d’adresser un email à EPC à vie.privee@epc-familia.be en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à la portabilité : données personnelles » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas de préciser dans votre email les fichiers concernés et le type de demande (restitution des données et/ou transfert à un nouveau prestataire). Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : 

    EPC, à l’attention du Délégué à la Protection des Données

    Rue Edouard Dinot, 32  5590 Ciney, Belgique

    Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de deux mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop importantes.  Toutefois, vous devez savoir que nous sommes en droit de refuser votre demande de portabilité. En effet, ce droit s’applique seulement aux données personnelles fondées sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous (pour connaître précisément les données personnelles qui peuvent faire l’objet du droit à la portabilité : cliquez sur la partie finalités et fondements). De même ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.

    F. Vous avez le droit de nous demander la limitation de vos données

    c’est-à-dire le marquage (par exemple, un déplacement temporaire de vos données vers un autre système de traitement ou un verrouillage de vos données les rendant inaccessibles) de vos données personnelles enregistrées, en vue de limiter leur traitement futur. 

    Vous pouvez exercer ce droit lorsque

    • l’exactitude des données en question est contestée ;
    • vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD et à la loi belge ;
    • les données ne sont plus nécessaires pour atteindre les finalités initialement prévues mais ne peuvent pas encore être supprimées pour des raisons juridiques (notamment pour la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice) ;
    • la décision relative à votre opposition au traitement est en cours.

    En cas de limitation du traitement, vos données personnelles ne feront plus l’objet d’un quelconque traitement sans votre accord préalable, à l’exception de leur conservation (stockage). Vos données personnelles pourront néanmoins encore être traitées pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne morale ou physique, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public dans l’Union ou l’État membre.

    En cas de limitation du traitement de certaines de vos données personnelles, nous vous tiendrons informé du moment auquel la mesure sera levée.. 

    Comment exercer votre droit à la limitation ? 

    Pour cela, il vous suffit de nous adresser un email à vie.privee@epc-familia.be en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à la limitation : données personnelles » ainsi qu’une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre e-mail la raison de celui-ci. 

    Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante :

    EPC - à l’attention du Délégué à la Protection des Données

    Rue Edouard Dinot, 32 5590 Ciney, Belgique

    Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la copie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de deux mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où EPC recevrait un nombre de demandes trop importantes.

    9. Vos données personnelles sont-elles transmises à l’étranger ?

    Transfert de données au sein de l’Europe

    Pour les nécessités de certains traitements, certaines données sont transférées en Europe (cf. point 5).

    Au sein de l’Espace Economique Européen (Etats-membres de l’UE, Islande, Norvège, Liechtenstein), sachez que les données personnelles bénéficient du même niveau de protection.

    Transferts de données hors de l’Europe

    Nous ne transférons aucune de vos données personnelles en dehors de l’Europe. 


    10. Souhaitez-vous nous contacter à propos de la présente Charte de protection de vos données personnelles et/ou introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?

    Vous avez une question ou bien une suggestion concernant la présente Charte de protection de vos données personnelles ?

    N’hésitez pas à nous en faire part en nous contactant par email à l’adresse suivante : vieprivee@epc-familia.be ou par courrier à : EPC, Rue Edouard Dinot, 32, 5590 Ciney, Belgique. Nous vous lirons avec attention et nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

    Vous estimez que nous ne protégeons pas suffisamment vos données personnelles ?

    Si vous considérez que EPC ne traite pas vos données personnelles conformément au GDPR et à la législation belge applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de : L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel vous résidez de manière habituelle, ou L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel vous travaillez, ou L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel la violation du GDPR a été commise.

    Introduire une plainte auprès de la Commission vie privée (CPVP), l’autorité belge de protection des données.

    Par courrier postal : Commission de la protection de la vie privée - Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
    Par e-mail : contact@apb-gba.be.

    11. Comment savoir si la présente Charte de protection de vos données personnelles a été modifiée ?

    La présente Charte de protection de vos données personnelles peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires.

    Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Charte pour savoir comment nous protégeons vos données personnelles.

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    12. Lexique

    Vous retrouverez ci-dessous le lexique des principaux termes légaux utilisés dans la présente Charte. Chaque terme sera suivi de sa définition prévue par le RGPD ainsi qu'une explication de celui-ci en langage usuel.

    - Donnée à caractère personnel (désignée « données personnelles ») : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable; est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale

    Tous types d’informations qui se rapportent à une personne physique, c’est-à-dire à un individu (Vous) identifiable directement ou indirectement, en tant que personne distincte d’autres personnes. Par exemple : un nom, une photo, une empreinte, une adresse mail, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale, une adresse IP, un enregistrement vocal, vos données de navigation sur un site internet, les données liées à un achat en ligne, etc.

    - Délégué à la protection des données : le délégué à la protection (« DPO ») n’est pas défini dans le GDPR.

    Le délégué à la protection des données est notamment chargé au sein de l’entreprise du respect du GDPR et des lois nationales applicables ainsi que de nos politiques et pratiques de gestion de vos données personnelles. Il est également chargé de la collaboration avec les autorités de contrôle. Le DPO est votre point de contact préférentiel pour toute demande concernant vos données personnelles.

    - Traitement : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction

    Toute utilisation de données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (enregistrer, organiser, conserver, modifier, rapprocher avec d'autres données, transmettre, etc. des données personnelles). Par exemple : l’utilisation de vos données à des fins de gestion de commande, de livraison, d’envoi de newsletters, etc.

    - Responsable de traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement

    La personne, l'autorité publique, la société ou l'organisme qui exerce la maîtrise de vos données et qui décide de toute utilisation de celles-ci. C’est lui qui décide de créer ou de supprimer un traitement et détermine pourquoi vos données seront traitées et à qui elles seront transmises. Il est le principal responsable du respect de la protection de vos données

    - Sous-traitant : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement

    Toute personne, physique ou morale, qui exécute des tâches de traitement sur les instructions et sous la responsabilité du responsable de traitement et qui présente des garanties suffisantes en termes de sécurité technique et organisationnelle. 

    - Client : une personne physique avec qui Nous avons déjà entretenu au moins une relation contractuelle (notamment l’achat de médicaments et de produits parapharmaceutiques dans une de nos officines pharmaceutiques).

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